Rechnungen scannen und bezahlen - mit ZOHO Books werden der papierlose Zahlungsverkehr und QR-Rechnungen einfach umgesetzt

In diesem Beitrag erläutern wir, wie Sie Ihr Rechnungs- und Dokumentenmanagement digitalisieren, rechtsgültig aufbewahren und einfach auf ein papierloses Büro umstellen.

Die Vorteile von digitalisierten Rechnungs- und Dokumentenmanagement - dem papierlosen Büro, liegen auf der Hand:

• Übersicht
• Einfaches Erfassen und Dokumentieren
• Mobile Verfügbarkeit von Dokumenten
• Datensicherheit (Brand, Wasser, Diebstahl)
• Platzeinsparung
• Zeiteinsparung
• Haltbarkeit der Dokumente
• Kosteneinsparung für Ablageraum, Regale, Ordner, Etikettierung, etc.

Es gibt unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumente. Zum Beispiel 10 Jahre für finanzrelevante Buchhaltungsunterlagen, 5 Jahre für arbeitsrechtliche Unterlagen, 20 Jahre für haftungsrechtliche Unterlagen. Curaviva.ch hat eine Übersicht veröffentlicht, welches auch die per 1.1.2020 in Kraft getretenen Änderungen im Haftungsrecht darstellt.

Achte also auf eine gute Firewall und berücksichtige alle Vorschriften zum Datenschutz, welche die DSGVO vorschreibt.

Für die Dokumentenerfassung stehen heute zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung:

• Software oder Hardware (Archivscanner)
• Programm (Belegerfassungsprogramm)
• App (für ein Smartphone mit Kamera)
• Scan-Gerät (beispielsweise mobile Scanner) oder auch ein Smartphone
• Speicherung elektronisch erhaltener Dokumente

Falls Ihr Unternehmen an der automatisierten Verarbeitung von Dokumenten interessiert ist (intelligentes Dokumenten-Management), bietet einen unserer Partnerfirmen, die turicode AG aus Winterthur, eine innovative Software-Lösung dazu an. Weiterführende Informationen dazu finden Sie unter www.turicode.com

Ganz kleine Firmen erstellen Rechnungen oft noch in einer Textverarbeitungssoftware oder Tabellenkalkulationssoftware. Aber auch für kleine Firmen lohnt sich eine einfache Buchhaltungssoftware (z. B. Books von ZOHO). Damit können sowohl Rechnungen erstellt und verschickt werden, wie auch eingehende Kreditorenrechnungen erfasst und zur Zahlung freigegeben werden. Idealerweise werden diese Buchhaltungssoftwaren mit einer EBICS-Schnittstelle direkt auf die entsprechenden Bankkonten verbunden. Dort können dann Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge automatisiert erfasst und dokumentiert werden, was eine grosse Zeitersparnis mit sich bringt. Bei Books von ZOHO lassen sich auch Mahnungen automatisieren, was nochmals Zeit spart und Sicherheit gibt.

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• Für die Steuerbehörden ist der Nachweis aller Dokument nach den Grundsätzen ordnungsmässiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) erforderlich. 

  GoBS bestehen seit 1995. Zusammen mit dem Gesetz für  Steuervereinfachung und den Grundsätzen zu Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler UnterlagenGDPdU sind im Jahre 2001 noch weitere Regeln dazugekommen.

  
  

  Die wichtigsten Punkte sind:
  
  

  1. Die Daten müssen unveränderbar gespeichert werden. Die Dokumente dürfen also weder direkt noch auf dem Datenträger von unbefugten abgeändert oder gefälscht werden können. Hier sind Sicherungskonzept und Zugriffssperren und -protokolle erforderlich. Weiter muss der Zugang und Zugriff zu den Räumlichkeiten, wo die Daten aufbewahrt werden, geschützt sein müssen.
  
  Bei cloudbasierten Softwarelösungen ist diese Anforderung schon einmal einfach gelöst.
  
  2. Jede Dokumentenänderung muss ersichtlich sein. Das heisst, alle Dokumentenversionen müssen unlöschbar erhalten bleiben und es muss erkennbar sein, ob, wann, von wem und welche Dokumente verändert wurden.
  3. Die Historie der Änderungen darf nicht veränderbar sein. Die Software muss also jede Änderung unlöschbar dokumentieren. 

Finanztechnische Dokumente betreffen die Steuerbehörden. Juristische Dokument sollten zwingend immer im Original aufbewahrt werden. Es sind dies Dokumente, die mit einem Siegel, Prägestempel und Heftung mit Stempel gesichert sind, wie zum Beispiel

• Bürgschaftserklärungen 
  
• notarielle Beglaubigungen
  
• Urkunden
  
• Kaufverträge von Immobilien

Seit Mitte 2020 sind QR-Rechnungen für alle Firmen empfohlen. Sie erleichtern das Einscannen von Rechnungen zusätzlich. Viele Firmen sind noch nicht dafür eingerichtet, QR-Rechnungen zu erstellen. Auch hier helfen wir gerne.

ZOHO Books ist eine Buchhaltungssoftware, die wir oft für kleine und mittlere Firmen einsetzen. Die Software ist cloudbasiert und somit sind Datensicherheit, die rechtlichen Vorgaben für Datenspeicherung und mobile Verfügbarkeit bereits gewährleistet. Der Vorteil einer spezialisierten Buchhaltungslösung besteht darin, dass die Umsatzsteuervoranmeldung leichter gemacht werden kann und eine Schnittstelle zu deinem Steuerberater oder Treuhandbüro bietet. Damit kannst Du zusätzlich Zeit sparen und noch effizienter arbeiten.

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass in dieser cloudbasierten Softwarelösung ausreichend Speicherplatz, Schutz vor Viren und Hackerangriffen, Updates und Upgrades bereits enthalten sind und teure Aktualisierungen notwendig sind.

Es ist aber auch möglich, das Dokumentenscanning an grössere ERP-Systeme anzubinden. Beispielsweise haben wir für einen Abacus-Connector zu AbaConnect entwickelt und können so die Debitoren- Kreditorenvorgänge automatisiert abwickeln.

Natürlich bieten die meisten ERP-Anbieter auch eigene Software für Dokumentenscanning an - die sind aber in der Regel um ein Vielfaches teurer; bei der Einrichtung und im Unterhalt. Ein Vergleich lohnt sich hier!

ZOHO Books ist eine kostengünstige, umfassende und leistungsstarke Buchhaltungssoftware. Sie bietet alle Vorteile einer cloudbasierten Plattform, einschliesslich einer Mobile-App für unbeschränkten Zugriff. 

Unsere 20 Jahre Erfahrung bei der Umsetzung von verschiedensten Digitalisierungsprojekten stellen wir gerne in Ihren Dienst. Vereinbaren Sie einen Termin mit uns und lassen Sie uns darüber sprechen, wie wir Sie auf Ihrem Digitalisierungsweg unterstützen können.

Unsere Expertise liegt in den Bereichen E-Commerce, CRM, Web-Design sowie Automatisierung von Administration, z. B. Finanzen, HR, Kundenservice, etc., (Online-)Marketing und Vertrieb.