700 % Zeiteinsparung bei Kundenbesuchen

05.11.21 01:28 PM Von Lucas

Effizienz und Effektivität mit Prozessautomation - Wie ein Unternehmen mit ZOHO CRM seine Kundenbesuche und das Besuchsreporting um 700 % effizienter gestaltet

Wir freuen uns Ihnen hier einen weiteren Real-Case vorstellen zu können.

Wenn Sie nach der Lektüre mehr über das Arbeiten mit ZOHO CRM erfahren möchten, können Sie direkt einen Termin vereinbaren:

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Zoho CRM für Kundenbesuche und Besuchsreporting

Ausgangslage

Bisher benötigten die Key-Accounter eines Dienstleistungsunternehmens bis zu 8 Arbeitsstunden, um alle wichtigen Informationen im ganzen Unternehmen zusammen zu suchen und sich auf einen Kundenbesuch vorzubereiten. Sie benötigten bis zu 3 Stunden um das anschliessende Reporting zu erstellen, die Informationen intern weiter zu geben und Aufgaben zu delegieren. Die Daten waren unstrukturiert erfasst, in verschiedenen Abteilungen (Buchhaltung, Verkauf, Marketing, Kundendienst, etc.), in verschiedenen Systemen, teilweise auf Papier.


Wie haben wir mit ZOHO CRM den Prozess optimiert?


Wir haben nun die peripheren Systeme an ZOHO CRM angebunden elektronische Erfassungsmöglichkeiten für "Papierinformationen" geschaffen und die Datenverfügbarkeit so gestaltet, dass jeder Nutzer die für ihn relevanten Daten einsehen und bearbeiten kann. Weiter haben wir je eine Vorlage für die Besuchsvorbereitung und das Besuchsreporting erstellt.


Für die Besuchsvorbereitung wird nun automatisch ein Dokument mit allen relevanten Informationen (Kontaktdaten, Umsatzzahlen, Zahlungsstatus, Produktbezüge, Reklamationen, etc.), kundenspezifisch und tagesaktuell befüllt (Aufwand ca. 1 Minute). 
Prozess-Booster: Die Verkaufsleitung kann wichtige Themen zentral als Gesprächsvorgabe im Dokument definieren, welche alle KAM's während einer definierten Zeit mit den Kunden besprechen sollen.


Für die Besuchsvorbereitung wird auch dem Kunden eine angepasste Kopie des Dokumentes zugestellt. 


Das Besuchsreporting läuft ähnlich effizient. Die neu erfassten Inputs werden in die Reportingvorlage eingespielt. Dieses Reporting hat nun ganz wesentliche Vorteile: 


  •  nach dem Kundenbesuch ist das Reporting bereits erstellt
  •  das Reporting wird aufgrund verschiedener Kriterien automatisch an interessierte Stellen innerhalb des Unternehmens verteilt
  •  das Reporting löst aufgrund von Kriterien verschiedene Workflows aus (z.B. die Umsatzprognose weicht > +/- 20 % vom Budget ab, erhält die Verkaufsleitung einen entsprechenden Hinweis. Gibt es eine Reklamation, erhält der Kundenservice und das Produktmanagement einen entsprechenden Hinweis. Definierte Aufgaben werden direkt an die verantwortlichen Stellen übertragen.


So steigen auch die Effizienz und Effektivität beim Erstellen des Kundenreportings, bei der Informations- und Aufgabenverteilung massiv und die Zeiteinsparung ist enorm.


Mehrwert


In diesem Real Case werden pro Kundenbesuch mindesten 7 Arbeitsstunden des KAM's eingespart, also im Vergleich zu 1 h entspricht das etwas 700 % Einsparung. Den Wert der Kosteneinsparung, den Sie mit einer solche Automatisierung erzielen könnten, können Sie nun einfach für Ihre Situation umrechnen:

Anzahl AD/KAM x Anzahl Besuche pro Jahr x 8 h Vor- und Nachbearbeitungszeit = Kosten vor der Optimierung

Anzahl AD/KAM x Anzahl Besuche pro Jahr x 1 h Vor- und Nachbearbeitungszeit = Kosten nach der Optimierung

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Kosten vdO - Kosten ndO = Einsparung



Weitere Vorteile, resp. Steigerungen von Effizienz und Effektivität


  • Durch die strukturierte Datenerfassung werden aussagekräftige Analysen möglich, die als Grundlage für bessere Geschäftsentscheide dienen können.
  • Durch die Datenerfassung im ZOHO CRM können gezielte Marketingaktivitäten automatisch gesteuert und direkt ausgelöst werden. 
  • Selbstverständlich haben wir in das System auch noch das Konzept des "Besuchsvorschlags" eingebaut. Basierend auf definierten Kriterien erkennt ZOHO CRM, welche Kunden besucht werden sollten. Der KAM wählt den Kunden aus und erstellt eine vorlagenbasierte Email mit Terminvorschlag.


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