Geschäftsautomatisierung für KMU

Entscheidungen zum Thema Digitalisierung und Automatisierung gehören heute zu den wichtigen Entscheidungen in KMU und Grossunternehmen und sollten von der Geschäftsführung, von den Inhabern oder dem Verwaltungsrat getroffen werden. Digitalisierung gehört heute in den meisten Unternehmen zu den grösseren Kostenpositionen, sie beeinflussen alle Belange eines Unternehmens und sie sind oft von langfristiger Natur.

Als Beratungsunternehmen mit Schwerpunkt Digitalisierung und Automatisierung für KMU, stossen wir oft auf Situationen, in denen Digitalisierungsentscheidungen isoliert getroffen werden. Ähnlich, wie früher ein Treuhandbüro oder eine Druckerei ausgewählt wurde, werden Softwaretools ausgesucht. Oftmals ist dabei der Preis das wichtigste Entscheidungskriterium. Aber Software ist nicht eine eigenständige Position - wie ein Aktenschrank, den man bei Nichtgefallen einfach wieder austauschen kann.  Digitalisierungsprojekte müssen kybernetisch - also vernetzt betrachtet werden.

Die wichtigste Frage bei Digitalisierungsentscheidungen ist: Was soll damit erreicht werden? Dann müssen die zukünftigen Prozesse aufgezeichnet werden. Irgendwo müssen Daten in jede Software eingehen, es soll ein Output produziert werden und basierend auf diesen Output sollen Entscheidungen getroffen werden oder Aktionen erfolgen.

Die grösste Kostenposition in den meisten Unternehmen sind nach wie vor die Personalkosten. Diese können mit Digitalisierung und Automatisierung beträchtlich gesenkt werden. Das Ziel dabei ist aber nicht Personalabbau, dafür die effektivere Nutzung des Humankapitals. 

Entscheidungen zum Thema Digitalisierung gehören heute zu den wichtigen Entscheidungen in KMU und Grossunternehmen und sollten von der Geschäftsführung, von den Inhabern oder dem Verwaltungsrat getroffen werden. Digitalisierung gehört heute in den meisten Unternehmen zu den grösseren Kostenpositionen, sie beeinflussen alle Belange eines Unternehmens und sie sind oft von langfristiger Natur.

Als Beratungsunternehmen mit Schwerpunkt Digitalisierung und Automatisierung für KMU, stossen wir oft auf Situationen, in denen Digitalisierungsentscheidungen isoliert getroffen werden. Ähnlich, wie früher ein Treuhandbüro oder eine Druckerei ausgewählt wurde, werden Softwaretools ausgesucht. Oftmals ist dabei der Preis das wichtigste Entscheidungskriterium. Aber Software ist nicht eine eigenständige Position - wie ein Aktenschrank, den man bei Nichtgefallen einfach wieder austauschen kann.  Digitalisierungsprojekte müssen kybernetisch - also vernetzt betrachtet werden.

Die wichtigste Frage bei Digitalisierungsentscheidungen ist: Was soll damit erreicht werden? Dann müssen die zukünftigen Prozesse aufgezeichnet werden. Irgendwo müssen Daten in jede Software eingehen, es soll ein Output produziert werden und basierend auf diesen Output sollen Entscheidungen getroffen werden oder Aktionen erfolgen.

Die grösste Kostenposition in den meisten Unternehmen sind nach wie vor die Personalkosten. Diese können mit Digitalisierung und Automatisierung beträchtlich gesenkt werden. Das Ziel dabei ist aber nicht Personalabbau, sondern die effektivere Nutzung des Humankapitals. 

In unserer Praxis treffen wir oft auf die Situation, dass wir gerufen werden, um ein Angebot für einen fertigen Entscheid zu unterbreiten. Meist schon nach wenigen Minuten im intensiven Austausch und mit etwas Einblick in das Unternehmen, erkennen wir viel weiterführende Möglichkeiten. Nicht alle diese Möglichkeiten müssen sofort umgesetzt werden - aber die Option für den richtigen Zeitpunkt sollten offen bleiben. 

Eine andere häufige Situation ist, dass Firmen in bisherigen Lösungen und von bisherigen Lieferanten gefangen sind. Sie schrecken vor dem Aufwand einer Änderung zurück und gehen dabei oftmals - bewusst oder unbewusst - Kompromisse ein: Sie zahlen viel zu viel, für eine Lösung, die vor einigen Jahren vielleicht noch optimal war. Ein typisches Beispiel ist dabei die Buchhaltungssoftware; sie funktioniert, ist aber unter heutigen Gesichtspunkten viel zu teuer.

Ebenso häufig treffen wir sogenannte Datensilos an. Datensilos sind Datensammlungen, die nicht unternehmensübergreifend verfügbar sind. Das heisst, dass Daten mehrfach erfasst werden müssen, mit der entsprechenden Fehlergefahr und grossem Aufwand. Die Prozesse hat man an diese Situation angepasst und organisiert sich eben.

Wir empfehlen eine Überprüfung, der eigesetzten Softwaretools mindestens alle 3 - 5 Jahre. Auch wenn ein dafür beigezogenes Beratungsunternehmen etwas kostet, können Sie mittel- und langfristig viel Geld sparen. Wenn Sie mit einem Unternehmen mit entsprechender Branchenerfahrung zusammenarbeiten, erhalten Sie so auch ein Update über die neuesten Möglichkeiten, die in Ihrer Branche eingesetzt werden.

Die erste Herausforderung besteht darin, sich einen Überblick über die bestehenden Möglichkeiten zu verschaffen. Es gibt heute eine Vielzahl von Softwarelösungen für Digitalisierung, Automatisierung und für jede Aufgabe. Die Frage ist aber, wie spielt diese Lösung mit meiner bestehenden Softwarelandschaft zusammen und unterstützt diese Lösung auch meine langfristigen Unternehmenspläne?

Wie beim Schach, sollte man zunächst alle möglichen Züge - die eigenen und die des Gegners prüfen und dabei idealerweise 2 - 3 Züge vorausdenken. Viele KMU verfügen aber nicht über die entsprechenden Kapazitäten im eigenen Haus. Deshalb sind sie auf Informationsaustausch mit anderen Firmen - z. B. über Verbände, Berater oder Softwarelieferanten angewiesen.

Eine gute Methode zur Identifizierung von Automatisierungspotentiale ist die Messung von Häufigkeit und Zeitaufwand für einzelne Prozesse. Je öfter ein Prozess in Ihrem Unternehmen durchlaufen wird, umso grösser ist das Automatisierungspotential. Kommen einige Prozesse weniger häufig vor, verursachen aber Zeitaufwand, kann eine Automatisierung auch hier sinnvoll sein. Technisch lässt sich fast jeder Prozess oder jede Tätigkeit automatisieren, die von einer Person vor einem Bildschirm manuell ausgeführt wird.

Diese Frage haben wir uns vor einiger Zeit selber auch gestellt. Wie weiter oben schon erwähnt, können Verbände oder befreundete Unternehmen hilfreiche Tipp-Geber sein. Über Suchmaschinen im Internet können Sie entsprechende Firmen finden.

Wenn Sie 2 - 3 Firmen gefunden haben, die Ihrem Anforderungsprofil entsprechen, sollten Sie diese zu einem Gespräch einladen. Wenn es um die Erneuerung oder den Unterhalt einer bestehenden Software geht, sollten Sie sich für diese spezifische Aufgabe ein Angebot unterbreiten lassen. Langjährige Geschäftsbeziehungen haben sicherlich Vorteile - aber ein periodischer Kosten- Leistungsvergleich gibt Ihnen zumindest die Kompetenz, auch mit Ihrem bisherigen Lieferanten ein qualifiziertes Gespräch zu führen. Oft konnten Kosten so schon deutlich reduziert werden. 

Wenn es um neue Software oder das Ausloten von Digitialisierungs- und Automatisierungsmöglichkeiten geht, können Sie bekannte Unternehmen ebenfalls nach Empfehlungen fragen oder im Internet nach spezialisierten Firmen suchen. 

Ein seriöses Unternehmen wird zunächst einen Workshop mit einem potentiellen Auftraggeber durchführen wollen. Ein verbindliches Angebot ist einfach ohne diese Vorarbeit nicht möglich. Sie brauchen dem Unternehmen Ihr Ziel gar nicht von Anfang an klar zu kommunizieren. Lassen Sie es eine Analyse machen und mit Vorschlägen auf Sie zukommen. Dabei stellen Sie auch gleich fest, ob ein Unternehmen neben technischer Kompetenz (die wir hier voraussetzen) auch Kreativität und Verständnis für Ihr Geschäft mitbringt.

Bei diesem Prozess können Sie auch gleich den "Chemie-Check" machen und feststellen, ob das mögliche Projektteam gut zusammenspielt.

Auch wichtig sind Support und die Kosten dafür nach dem "Going-Live". Diesen Punkt sollten Sie in Ihre Evaluation unbedingt miteinbeziehen.

• Digitalisierung und Automatisierung für KMU auch in der Schweiz sollten "Chefsache" sein, den sie kosten nicht nur Geld, sondern betreffen die ganze Organisation, sollten die Effizienz und Effektivität Ihrer Prozesse positiv beeinflussen und haben einen langfristigen Charakter.
  
• Lassen Sie Ihre Softwarelandschaft bezüglich Kosten und Funktionalität periodisch von spezialisierten Beratungsunternehmen oder Konkurrenzunternehmen des bisherigen Lieferanten prüfen.
• Da heute eine Vielzahl von Möglichkeiten für Digitalisierung und Automatisierung in KMU besteht, sollen Sie frühzeitig mit der Planung beginnen und sich Zeit für das Finden des richtigen Partners lassen.
• Dem Thema Digitalisierung und Automatisierung Aufmerksamkeit zu schenken lohnt sich auf jeden Fall und kann über den langfristigen Erfolg oder Misserfolg einer KMU entscheiden.

Wir bieten langjährige Praxis-Erfahrung und aktuellstes Know-how im Bereich Digitalisierung und Geschäfts-Automatisierung für KMU.

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