Ein Artikel bekommt einen neuen Preis. Klingt einfach. Doch dann muss die Änderung in den Online-Shop, in den gedruckten Katalog, ins Datenblatt, in die Liste für die Händler und auf den Marktplatz. Und das in Deutsch, Französisch und Italienisch.

Wer viele Produkte verkauft, kennt das Problem: Produktdaten liegen an vielen Orten, und niemand weiss genau, welche Version stimmt. Genau dafür gibt es PIM-Systeme. In diesem Beitrag erklären wir einfach, was ein PIM ist, woran Sie merken, dass Sie eines brauchen, und wie die Einführung gelingt.

Was ist ein PIM-System?

PIM steht für Produktinformationsmanagement. Ein PIM-System ist der zentrale Ort für alle Informationen zu Ihren Produkten: Artikelnummern, Beschreibungen, technische Daten, Bilder, Dokumente und Übersetzungen.

Stellen Sie sich das PIM als Bibliothek vor. Jede Information wird einmal sauber abgelegt. Der Online-Shop, der Katalog und die Händler holen sich die Daten dort ab. Ändern Sie etwas im PIM, ist es überall aktuell.

Woran Sie merken, dass Sie ein PIM brauchen

• Dieselben Produktdaten stehen in mehreren Excel-Dateien. Und jede ist ein bisschen anders.
• Ein neuer Artikel braucht Tage oder Wochen, bis er im Shop, im Katalog und bei den Händlern ist.
• Übersetzungen sind ein Dauerthema. Die deutsche Beschreibung ist aktuell, die französische nicht.
• Bilder und Datenblätter werden gesucht, statt gefunden.
• Händler oder Marktplätze verlangen Daten in eigenen Formaten, die jedes Mal von Hand erstellt werden.

Trifft mehr als die Hälfte zu, lohnt sich ein genauer Blick auf ein PIM.

Was ein gutes PIM können muss

• Mehrsprachig: Für Schweizer Firmen ein Muss. Jede Übersetzung hängt direkt am Produkt.
• Shop und Katalog beliefern: Der Online-Shop und gedruckte Unterlagen nutzen dieselben Daten.
• Händler und Marktplätze: Daten werden automatisch im verlangten Format bereitgestellt.
• Bilder und Dokumente: Fotos, Datenblätter und Anleitungen liegen beim Produkt.
• Freigaben: Klare Abläufe, wer Daten erfasst, prüft und freigibt.
• Anbindung: Das PIM ist mit Ihrem ERP oder Ihrer Warenwirtschaft verbunden, damit Grunddaten nicht doppelt erfasst werden.

PIM-Anbieter im Überblick

Es gibt viele PIM-Systeme, zum Beispiel Akeneo, Salsify, inriver oder Pimcore. Sie unterscheiden sich darin, wie stark sie sich anpassen lassen, welche weiteren Bereiche sie abdecken und wie sie betrieben werden.

Wir arbeiten mit Pimcore und sind Pimcore Gold Partner. Pimcore verbindet Produktdaten, Bilder und Dokumente, Webseite und Online-Shop auf einer Plattform. Pimcore gibt es als Community Edition und als kommerzielle Edition. Welche passt, hängt unter anderem von der Grösse Ihres Unternehmens und Ihren Anforderungen ab. Das klären wir gerne mit Ihnen.

In fünf Schritten zum PIM

1. Bestand aufnehmen: Wo liegen Ihre Produktdaten heute, und wer pflegt sie?
2. Datenmodell festlegen: Welche Informationen braucht jedes Produkt, in welchen Sprachen?
3. Daten bereinigen und übernehmen: Doppelte und veraltete Daten aufräumen, dann ins PIM übernehmen.
4. Kanäle anbinden: Online-Shop, Katalog, Händler und ERP verbinden.
5. Team schulen: Klare Zuständigkeiten und kurze Schulungen, damit das PIM im Alltag gelebt wird.

Häufige Fragen

Ab wann lohnt sich ein PIM für ein KMU?

Es gibt keine feste Zahl. Ein PIM lohnt sich, sobald Produktdaten an mehreren Orten gepflegt werden, mehrere Sprachen dazukommen oder mehrere Verkaufskanäle beliefert werden.

Was ist der Unterschied zwischen PIM und ERP?

Das ERP verwaltet vor allem Bestellungen, Lager und Rechnungen. Das PIM kümmert sich um alles, was ein Produkt beschreibt und verkauft: Texte, Bilder, technische Daten und Übersetzungen. Beide arbeiten am besten zusammen.

Wie lange dauert die Einführung?

Das hängt von der Anzahl Produkte, Sprachen und Kanäle ab. Ein Start mit einem Teil des Sortiments und einem Kanal zeigt schnell, wie das PIM im Alltag funktioniert.

Welche Version des Antragsformulars ist die aktuelle? «Antrag_neu_v4_final.pdf» oder «Antrag_2026_korr.pdf»? Die deutsche Fassung wurde letzte Woche angepasst, die französische noch nicht. Und das Formular auf der Webseite ist ein ganz anderes als das im Ordner am Empfang.

In vielen Unternehmen sind Formulare über Jahre gewachsen: Anträge, Verträge, Factsheets, Checklisten, Bestellungen. Sie liegen als Word- oder PDF-Datei auf Laufwerken, in E-Mails und auf der Webseite. In diesem Beitrag zeigen wir, woran Sie Formular-Chaos erkennen, was eine zentrale Formularverwaltung bringt und wie Sie Schritt für Schritt umstellen.

Woran Sie Formular-Chaos erkennen

• Niemand weiss sicher, welche Version gilt. Alte Formulare sind weiter im Umlauf.
• Jede Änderung ist Handarbeit. Ein neues Logo oder eine neue Adresse heisst: jedes Formular einzeln anpassen.
• Übersetzungen hinken hinterher. Die Sprachfassungen sind nicht auf dem gleichen Stand.
• Ausgefüllte Formulare werden abgetippt. Daten landen auf Papier oder im PDF und müssen von Hand ins System übertragen werden.
• Unterschriften kosten Zeit. Ausdrucken, unterschreiben, einscannen, verschicken.

Was eine zentrale Formularverwaltung bringt

• Eine Quelle für alle Formulare: Jedes Formular gibt es genau einmal, in der aktuellen Version.
• Einheitliches Erscheinungsbild: Logo, Schriften und Farben werden zentral gepflegt und gelten für alle Formulare.
• Mehrsprachig: Alle Sprachfassungen hängen am selben Formular und werden gemeinsam aktualisiert.
• Versionen und Freigaben: Klar geregelt, wer ändert, wer prüft und wer freigibt. Frühere Versionen bleiben nachvollziehbar.
• Ausfüllen am Bildschirm: Formulare werden online oder auf dem Tablet ausgefüllt. Die Daten landen direkt im richtigen System, zum Beispiel im CRM.
• Digital unterschreiben: Verträge und Anträge werden elektronisch unterschrieben, ohne Ausdruck und Postweg.

Datenschutz: Darauf sollten Sie achten

Formulare enthalten oft Personendaten. Dafür gilt in der Schweiz das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG). Klären Sie deshalb, wo die Daten gespeichert werden, wer darauf zugreifen kann und wie lange sie aufbewahrt werden. Eine Speicherung in der Schweiz oder in Europa und klare Löschfristen gehören dazu.

In vier Schritten zu geordneten Formularen

1. Inventar machen: Alle Formulare sammeln, mit Zweck, Sprachen und Zuständigen.
2. Aufräumen: Doppelte und veraltete Formulare aussortieren, Inhalte vereinheitlichen.
3. Mit den wichtigsten starten: Zuerst die Formulare umstellen, die am häufigsten genutzt oder abgetippt werden.
4. Anbinden: Ausgefüllte Formulare direkt mit CRM, ERP oder Ablage verbinden, damit niemand mehr abtippt.

Häufige Fragen

Lohnt sich das auch für kleinere Unternehmen?

Ja, sobald Formulare regelmässig geändert, übersetzt oder abgetippt werden. Oft reicht ein Start mit wenigen, häufig genutzten Formularen.

Ist eine digitale Unterschrift in der Schweiz gültig?

Für viele Dokumente ja. Welche Art von elektronischer Unterschrift nötig ist, hängt vom Dokument ab. Klären Sie das für Ihre wichtigsten Verträge im Voraus.

Müssen wir alle Formulare auf einmal umstellen?

Nein. Am besten starten Sie mit den Formularen, die am meisten Aufwand verursachen, und bauen von dort aus weiter.

Ein Angebot fängt mit einer Kalkulation an. Bei der Stammkraft GmbH hiess das lange: Excel öffnen, rechnen, abschreiben. Jedes Angebot war Handarbeit. Und mit welchen Aufträgen das Geld wirklich verdient wird, war schwer zu erkennen.

Heute sind Angebote deutlich schneller fertig, die Marge ist schon beim Rechnen sichtbar, und die Techniker erfassen ihre Stunden direkt auf der Baustelle.

Kennen Sie das?

• Jedes Angebot wird von Hand in Excel gerechnet.
• Niemand sieht auf einen Blick, mit welchen Aufträgen das Geld verdient wird.
• Die Techniker auf der Baustelle haben keine einfache Möglichkeit, ihre Stunden zu melden.
• Wichtige Zahlen liegen in vielen Dateien statt an einem Ort.

Genau so war es bei Stammkraft.

Was heute anders ist

Angebote deutlich schneller fertig

Die Kalkulation läuft im gleichen Programm wie die Buchhaltung und sieht auch so aus. Darum brauchte es keine Schulung. Artikel werden ausgewählt und angepasst, Kosten und Marge stehen sofort da. Ist die Kalkulation fertig, steht sie direkt im Angebot bereit. Abschreiben fällt weg.

Sehen, was sich lohnt

Kosten und Margen sind bei jeder Kalkulation sichtbar. Die Auswertungen kommen direkt aus dem System statt aus Excel-Listen.

Stunden direkt von der Baustelle

Die Techniker erfassen ihre Stunden mobil vor Ort. Neue Projekte bekommen automatisch die passenden Aufgaben, und abgeschlossene Aufgaben werden gesperrt. So landen keine Stunden mehr am falschen Ort.

Büro und Baustelle mit denselben Zahlen

Kunden, Angebote, Projekte und Finanzen liegen an einem Ort. Das Büro und die Leute auf der Baustelle arbeiten mit denselben Informationen.

So sind wir vorgegangen

1. Zuhören: In Workshops haben wir Kalkulation, Projekte, Zeiterfassung und die Zusammenarbeit zwischen Büro und Baustelle genau angeschaut.
2. Plan: Daraus entstanden klare Abläufe und Zuständigkeiten.
3. Früh ausprobieren: Kalkulation und Projektstruktur wurden früh gemeinsam getestet. Dabei zeigte sich, dass Projekte oft schon vor dem Auftrag entstehen. Wir haben die Lösung darauf angepasst.
4. Schritt für Schritt einführen: Die Systeme gingen schrittweise in Betrieb.
5. Schulen: Besonders die Techniker wurden für die Zeiterfassung auf dem Handy geschult.

Womit

Stammkraft arbeitet mit Zoho One, unter anderem mit Zoho CRM, Books, Projects und Analytics. Die Kalkulation haben wir als eigene Lösung direkt in Zoho Books entwickelt. Mehr dazu auf den Seiten Zoho Partner Schweiz und Individuelle Entwicklung.

Wer war am letzten Event? Wer hat die Umfrage ausgefüllt? Wer ist überhaupt Interessent, wer schon Kunde? Bei B Lab Switzerland hiess das lange: suchen, in mehreren Systemen und Excel-Listen.

Das CRM war über die Jahre gewachsen, aber nicht ordentlicher geworden. Heute ist es neu geordnet, und Events, Umfragen und Newsletter hängen direkt daran. B Lab sieht die ganze Beziehung zu einer Firma auf einen Blick.

Kennen Sie das?

• Interessenten und Kunden stehen durcheinander in derselben Liste.
• Wer an einem Event war oder Feedback gegeben hat, sieht man nicht beim Kontakt.
• Alle zwei Wochen werden Excel-Listen von Hand eingelesen.
• Welche Firmen besonders engagiert sind, weiss man nur aus dem Bauch heraus.

Genau so war es bei B Lab Switzerland.

Was heute anders ist

Klare Ordnung

Interessenten, Firmen, Kontakte und Kunden sind sauber getrennt. Man sieht sofort, wo eine Firma gerade steht.

Alles zum Kontakt an einem Ort

Event-Teilnahmen und Umfrage-Antworten landen automatisch beim richtigen Kontakt. Termine sind mit dem Kalender verbunden.

Newsletter mit den Daten aus dem CRM

Newsletter gehen direkt mit den Kontaktdaten aus dem CRM raus.

Weniger Büroarbeit

Wiederkehrende administrative Aufgaben laufen automatisch.

Womit

B Lab nutzte Zoho CRM bereits. Wir haben es neu geordnet und mit Zoho Campaigns (Newsletter), Zoho Survey (Umfragen), Zoho Backstage (Events) und dem Google Kalender verbunden. Mehr dazu unter Vertrieb & Kundendaten und Marketing.

Jeden Monat dasselbe: neue Performance-Zahlen aus Bloomberg holen, in Excel übertragen, Formeln prüfen und daraus sechs verschiedene Factsheets in vier Sprachen erstellen. Das kostete einen halben Arbeitstag.

Beim Liberty Money Center, dem Investment-Bereich der Liberty Vorsorge AG, entstehen die Factsheets heute in Pimcore. Der Aufwand liegt bei rund 30 Minuten.

Die Ausgangslage: Excel-Dateien, die jeden Monat kopiert wurden

Die Factsheets wurden mit Excel-Dateien voller Makros und Formeln erstellt. Jeden Monat wurden die Dateien übernommen und kopiert. Danach gingen die PDFs an das Marketing zur Veröffentlichung und an die Vertriebspartner. Die Folgen:

• Ein halber Arbeitstag pro Monat nur für die Factsheets.
• Die Berechnung der Performance (seit Jahresbeginn, 1, 3 und 5 Jahre) war aufwendig.
• Neue Factsheets für weitere Produkte oder Partner waren kaum möglich.

Die Lösung: Factsheets direkt aus Pimcore

Auf Basis der bestehenden Factsheets haben wir in Pimcore Vorlagen eingerichtet, mit Farben und Diagrammen nach dem Erscheinungsbild von Liberty. Alle bisherigen Daten, auch das Archiv, wurden übernommen.

So läuft es heute:

1. Hochladen: Einmal im Monat wird eine Excel-Datei mit den aktuellen Performance-Zahlen hochgeladen.
2. Automatisch erstellen: Pimcore erzeugt daraus die Diagramme und die Factsheets als PDF und als Web-Version.
3. Archivieren: Die Factsheets des Vormonats landen automatisch im Archiv.
4. Veröffentlichen: Die neuen Factsheets gehen über Schnittstellen direkt auf die Website von Liberty und auf prefex.ch.

Das Factsheet-Modul ist Teil unseres eigenen Formularmanagements auf Pimcore. Vier Rollen regeln, wer hochlädt, veröffentlicht oder das Archiv verwaltet.

Das Ergebnis

• Rund 30 Minuten statt eines halben Arbeitstags für alle Factsheets, rund 80 Prozent Zeitersparnis.
• Archiv und Veröffentlichung laufen automatisch.
• Neue Factsheets lassen sich einfach anlegen, auch für weitere Produkte und Vertriebspartner.
• Die Factsheets lassen sich neu auch auf Websites oder in Apps einbetten.

Mehr zu Pimcore lesen Sie unter Pimcore Agentur und Produktdaten. Wie dieselbe Technik für Formulare funktioniert, zeigt die Kundenstory zum Formularmanagement.

Ein Gesetzesartikel ändert sich. Klingt nach einer kleinen Korrektur. Doch wenn derselbe Text in Hunderten Formularen steht, in vier Sprachen und in einzelnen Layout-Dateien, wird daraus ein Projekt von Wochen oder Monaten.

Genau vor dieser Aufgabe stand die Liberty Vorsorge AG. Mit einem neuen Formularmanagement auf Basis von Pimcore werden Formulare heute zentral aufgebaut, gepflegt und ausgegeben.

Die Ausgangslage: jedes Formular eine eigene Datei

Jede der sieben Stiftungen hat eigene Formulare, Reglemente und Verträge, teils bis zu siebzehn Seiten lang. Dazu kommen Formulare für Partner mit eigenem Branding.

Bisher wurde jedes Dokument in einer eigenen InDesign-Datei pro Stiftung und Sprache gestaltet. Danach wurde daraus ein PDF erstellt und in Adobe Acrobat mit ausfüllbaren Feldern und Seitenzahlen ergänzt. Nach der Freigabe wurden die PDFs geschützt, hochgeladen und im Download-Center bereitgestellt. Die Folgen:

• Korrekturen, die viele Formulare betrafen, dauerten Wochen bis Monate.
• Zwischen den Sprachversionen schlichen sich immer wieder Fehler ein.
• Nur wer Layout-Programme beherrschte, konnte an den Formularen arbeiten.
• Alte Versionen mussten jede Woche von Hand archiviert werden.

Das Ziel: Formulare aus einem System statt aus Tausenden Dateien

• Formulare schneller erstellen und anpassen
• wiederverwendbare Bausteine statt Einzellösungen
• mehrere Personen sollen gleichzeitig arbeiten können, mit Fachwissen statt Layout-Kenntnissen
• automatische Archivierung und nachvollziehbare Änderungen
• Formulare zusätzlich online ausfüllbar machen

Die Lösung: ein Formularmanagement auf Basis von Pimcore

Pimcore bündelt Inhalte, Daten und Abläufe in einer Plattform. Darauf haben wir ein Formularmanagement entwickelt, das genau auf diese Anforderungen zugeschnitten ist:

• Globale Bausteine: Texte, Tabellen, Checkboxen und Seiten werden einmal angelegt und in vielen Formularen wiederverwendet. Eine Änderung wirkt überall, wo der Baustein vorkommt.
• Vier Sprachen aus einer Quelle: Weil alle Sprachversionen auf denselben Bausteinen beruhen, gehen Inhalte nicht mehr verloren.
• PDF auf Knopfdruck: Die fertigen PDFs werden automatisch erzeugt, Diagramme entstehen direkt aus den Daten.
• Automatische Archivierung: Sobald eine neue Version entsteht, wird die vorherige mit Datum archiviert und lässt sich wiederherstellen.
• Rollen und Rechte: Vier Rollen regeln, wer Formulare erstellt, bearbeitet, freigibt oder nur einsieht und Korrekturen anstösst.

Was als Nächstes kommt

Geplant sind ein Freigabe-Ablauf (Erstellung, interne Kontrolle, Korrekturen, Abnahme, Veröffentlichung), eine Schnittstelle, die neue PDFs direkt an die Website und das Partner-Portal übergibt, sowie Formulare, die Beraterinnen und Berater direkt online ausfüllen können.

So gehen wir vor

1. Analyse: Die Liberty Vorsorge AG hat ihre internen und Partnerformulare analysiert, mit Fokus auf einheitliche Texte und Layouts.
2. Workshops: In vier Workshops wurden Sonderfälle besprochen und Umfang und Zeitplan festgelegt.
3. Pilotphase: Acht typische Formulare mit allen Elementen wurden umgesetzt, zuerst auf Deutsch, danach in den drei weiteren Sprachen.
4. Umsetzung: Die Formulare werden Schritt für Schritt im System aufgebaut, laufend geprüft und getestet.
5. Go-live: Die Formulare gehen schrittweise in Betrieb.
6. Schulung und Support: Schulungen und Dokumentationen für die Anwenderinnen und Anwender, Support über eine Service-Vereinbarung.

Das Ergebnis

• Im Beispiel rund 80 Prozent weniger Zeitaufwand für Erstellung und Korrektur.
• Korrekturen über viele Formulare hinweg sind in Tagen möglich statt in Monaten.
• Deutlich weniger Fehler zwischen den Sprachversionen.
• Mehrere Personen können gleichzeitig an den Formularen arbeiten.
• Die Archivierung läuft automatisch und nachvollziehbar.
• Ein Programm statt mehrerer, keine einzelnen Layout-Dateien mehr.

Das Formularmanagement wird so vom reinen Arbeitswerkzeug zur Plattform: Formulare gibt es weiterhin als PDF und auf Papier, künftig aber auch als Webformulare.

Mehr dazu lesen Sie auf unserer Seite Forms-Management und im Beitrag Formulare digital verwalten. Alles zu Pimcore finden Sie unter Pimcore Agentur.

Ende Monat das gleiche Bild: Verträge zusammenzählen, Provisionen in Excel ausrechnen, Abrechnungen einzeln verschicken. Bei sieben Mitarbeitenden ist das keine Nebensache, sondern frisst Tage, die in der Kundenberatung fehlen.

Bei der L&M Finance AG haben wir diese Arbeit ins Zoho CRM geholt und weitgehend automatisiert. Das Ergebnis lässt sich in Tagen messen.

Die Ausgangslage: viele Excel-Dateien, wenig Struktur

Ein CRM war vorhanden, aber unstrukturiert. Viele wichtige Daten fehlten, und vieles lief über einzelne Excel-Dateien. Die Folgen:

• Provisionen und Lohnabrechnungen wurden von Hand in Excel erstellt.
• Es fehlte eine klare Arbeitsstruktur.
• Über Umsätze, Verträge und Provisionen gab es kaum Übersicht.
• Administrative Aufgaben kosteten viel Zeit.

Das Ziel: das CRM als Herzstück des Unternehmens

Möglichst viele Abläufe sollten direkt im CRM laufen. Weniger Handarbeit, damit mehr Zeit für Beratung und Vertrieb bleibt. Dazu mehr Transparenz über Umsätze und Leistungen und ein System, das mitwachsen kann. Viele bisherige Tools und Apps hat Zoho dabei ersetzt.

Die Lösung: Module und Automatisierungen im Zoho CRM

Für die L&M Finance AG haben wir das CRM gezielt erweitert:

• Provisionen: Alle Provisionsarten werden im CRM verwaltet und lassen sich flexibel ergänzen.
• Lohnabrechnungen: Früher in Excel, heute vollständig im CRM.
• Firmen und Kontakte: Getrennt geführt, für eine saubere Datenbank.
• Bankdaten: Werden automatisch aus Zoho WorkDrive ins CRM übernommen, als Gutschriften gespeichert und mit den Lohnzahlungen abgeglichen.
• Krankenkassenvergleiche: Werden im CRM erstellt, daraus entsteht automatisch ein fertiges Word-Dokument.

Provisionsabrechnung mit einem Klick

Der wichtigste Ablauf: Alle Verträge werden automatisch zusammengezählt und berechnet. Mit einem Klick entsteht die Abrechnung und geht direkt an die Mitarbeitenden oder Tippgeber. Was früher in Excel Stunden dauerte, erledigt heute das System.

Weitere Automatisierungen

• Geburtstags-Mails und Informationsmails zu wichtigen Daten, zum Beispiel zum 18. oder 25. Geburtstag
• Formulare, die mit Kundendaten bereits ausgefüllt sind
• ausgefüllte Kundenformulare, die automatisch im CRM abgelegt werden

Dashboards für Geschäftsleitung und Beratung

Die Geschäftsleitung sieht Umsätze, Punkte und Verträge auf einen Blick. Jede Beraterin und jeder Berater sieht die eigenen Punkte, Verträge und den Umsatz pro Monat. Damit gibt es erstmals eine klare Übersicht über die Leistung des Teams.

So sind wir vorgegangen

1. Analyse und Workshops: Gemeinsam haben wir Anforderungen und Abläufe aufgenommen.
2. Konzept: Aus den Workshops entstand ein klares Konzept.
3. Erste Funktionen: Wir haben erste Funktionen und Module entwickelt.
4. Testen: Jede Funktion wurde Schritt für Schritt geprüft.
5. Go-live: Die Lösung ging schrittweise in Betrieb.
6. Schulung und Support: Zum Schluss gab es Schulungen für Administratoren und Anwender.

Das Ergebnis

• Zwei Mitarbeitende sparen zusammen rund drei Arbeitstage pro Monat.
• Weniger Handarbeit und weniger Fehler.
• Klare Übersicht über Umsätze und bessere Kontrolle über Provisionen.
• Saubere, strukturierte Daten.

Das System lässt sich jederzeit erweitern, etwa mit neuen Modulen, Automatisierungen oder Schnittstellen.

Mehr zu Zoho CRM lesen Sie unter Vertrieb & Kundendaten. Einen Überblick über unsere Arbeit mit Zoho finden Sie auf der Seite Zoho Partner Schweiz.

Ein CRM ist eingeführt, die Lizenzen laufen. Trotzdem wird vieles weiter per Telefon, Mail und Liste abgestimmt. Das CRM kennt dann nur einen Teil der Wahrheit, und niemand hat den ganzen Überblick.

So ging es der Klinik cereneo. Gemeinsam haben wir ihr bestehendes Zoho CRM neu aufgebaut, die Patientenreise darin abgebildet und mit einer eigenen Anwendung für die Kapazitätsplanung ergänzt.

Die Ausgangslage: ein CRM, das kaum jemand richtig nutzte

cereneo begleitet Patientinnen und Patienten mit neurologischen Erkrankungen. Rund um jeden Aufenthalt arbeiten viele Teams zusammen: Pflege, Verwaltung, Organisation und weitere Bereiche.

Zoho CRM war bereits im Einsatz, aber nicht sauber aufgebaut und nur teilweise genutzt. Viele Schritte liefen weiterhin von Hand oder ausserhalb des Systems. Die Folgen:

• Der Weg vom Eintritt bis zum Austritt war nicht klar festgelegt und wurde von mehreren Teams parallel koordiniert.
• Daten waren unvollständig oder an verschiedenen Orten abgelegt.
• Viele Abstimmungen mussten manuell erfolgen, mit dem Risiko, dass Informationen verloren gehen.
• Das Marketing richtete sich an alle gleich, statt an einzelne Patientengruppen.

Das Ziel: ein zentrales System für alle Beteiligten

Das vorhandene CRM sollte endlich zur zentralen Plattform werden. Die wichtigsten Ziele:

• klare, einheitliche Abläufe entlang der ganzen Patientenreise
• wiederkehrende Schritte automatisieren
• eine saubere Datenbasis, damit alle jederzeit den aktuellen Stand sehen
• bessere Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen
• Marketing gezielt nach Patientengruppen ausrichten

Die Lösung: CRM neu aufgebaut, ergänzt durch ein eigenes Portal

Im Zoho CRM haben wir eigene Module erstellt, die den Weg einer Patientin oder eines Patienten vom Eintritt bis zum Austritt Schritt für Schritt abbilden. Dazu kamen:

• Workflows, die Abläufe zwischen den Abteilungen automatisch anstossen
• bereinigte Daten, überführt in eine einheitliche Struktur
• Rollen und Rechte, damit jede Person nur sieht, was sie für ihre Arbeit braucht
• Dashboards mit einer klaren Übersicht über Patientinnen, Patienten und Abläufe
• Zoho Marketing Automation für Kommunikation, die auf einzelne Patientengruppen zugeschnitten ist

Das Kapazitäts-Portal

Ärztinnen, Ärzte, Pflegende und Therapeutinnen sollten Anfragen prüfen können, ohne selbst im CRM zu arbeiten. Dafür haben wir eine eigene Web-Anwendung entwickelt, die mit dem CRM verbunden ist.

Im Portal sehen die Beteiligten die relevanten Angaben zu einer Anfrage und entscheiden direkt: Die Person wird aufgenommen, zu einem späteren Zeitpunkt aufgenommen oder erhält andere Terminvorschläge. So läuft die Kapazitätsplanung an einem Ort zusammen.

So sind wir vorgegangen

1. Analyse und Workshops: Gemeinsam haben wir die Abläufe rund um Aufnahme und Betreuung aufgenommen und geprüft, wie das bestehende CRM genutzt wird.
2. Konzept: Im Pflichtenheft haben wir die neue CRM-Struktur und die Anforderungen an das Portal festgehalten.
3. Prototyp: Wir haben die neue Struktur aufgebaut und erste Versionen des Portals entwickelt, um die Abläufe gemeinsam zu prüfen.
4. Testen: Das CRM wurde vollständig getestet und verfeinert.
5. Go-live: Das neue CRM ist im Betrieb. Das Portal war im Frühling 2026 in der Schlussabnahme.
6. Schulung und Support: Schulungen sorgen dafür, dass alle Mitarbeitenden gut mit den Systemen arbeiten können.

Das Ergebnis

• Alle Informationen rund um die Patientinnen und Patienten liegen an einem Ort.
• Es braucht deutlich weniger manuelle Abstimmungen zwischen den Teams.
• Aufnahme und interne Abläufe sind klarer und schneller.
• Dashboards geben einen Überblick, den es vorher nicht gab.
• Das Marketing spricht Patientengruppen gezielter an.

Die wichtigste Erkenntnis: Ein CRM allein bringt wenig, wenn es nicht sauber aufgebaut ist. Erst mit der neuen Struktur zieht cereneo den vollen Nutzen daraus. Und wo Standardsoftware an Grenzen stösst, schliesst eine eigene Anwendung die Lücke, ohne dass eine neue Insellösung entsteht.

Mehr zu unserer Arbeit mit Zoho CRM lesen Sie unter Vertrieb & Kundendaten. Wie wir eigene Anwendungen mit Ihren Systemen verbinden, zeigen wir unter Individuelle Entwicklung.

Auf einem B2B-Marktplatz laufen täglich hunderte Rechnungen ein. Stimmt dabei ein Betrag nicht oder geht ein Datensatz verloren, leidet sofort das Vertrauen von Lieferanten und Kunden.

Die Logista EG AG verbindet auf ihrem Marktplatz 768 Lieferanten mit 631 Geschäftskunden. Gemeinsam haben wir die Rechnungsverarbeitung neu aufgebaut, mit Zoho Mail, Zoho CRM und einer eigenen Plattform.

Die Ausgangslage: ein altes System am Limit

• Das alte Magento-System liess sich kaum mehr anpassen.
• Regeln wurden falsch angewendet, was zu falschen Rechnungsbeträgen führte.
• Immer wieder gingen Daten verloren, rund 15 Prozent mussten von Hand nachgearbeitet werden.
• Lieferanten wurden nicht automatisch geprüft.
• Mehr Rechnungen waren nur mit mehr Personal möglich.

Die Lösung: ein durchgängiger Ablauf

1. Eingang: Rechnungen kommen zentral über Zoho Mail an.
2. Prüfung: Lieferanten werden automatisch gegen Zoho CRM geprüft.
3. Erfassung: Die Rechnungen werden in einer eigenen Oberfläche mit Klippa erfasst.
4. Kontrolle: Logista prüft in einer eigenen Oberfläche, die Regeln werden automatisch angewendet.
5. Übergabe: Daraus entsteht eine Datei, die automatisch in Navision importiert wird.

Logista verwaltet die Regeln selbst und sieht in einem Dashboard alle Lieferanten und Kunden in Echtzeit.

Das Ergebnis

• Rund 80 Prozent schnellere Verarbeitung: 30 bis 45 Sekunden statt 2 bis 3 Minuten pro Rechnung.
• Über 1200 statt 600 Rechnungen pro Tag, mit dem gleichen Team.
• Fehlerquote von rund 15 Prozent auf unter 0,5 Prozent, keine Datenverluste mehr.
• Deutlich weniger Streit um Abrechnungen.

Mehr zu unserer Arbeit mit Zoho lesen Sie auf der Seite Zoho Partner Schweiz.

Eine Bestellung kommt im Online-Shop rein. Jemand prüft sie, sucht das richtige Lager heraus, schickt die Daten weiter und reicht den Packzettel nach. Bei einer Handvoll Bestellungen geht das. Bei Kundinnen und Kunden in über 23 Ländern wird daraus schnell viel Aufwand.

So sah der Alltag bei der Macad’or AG aus, bevor wir gemeinsam ihre Abläufe auf Zoho umgestellt haben. Heute findet jede Bestellung ihren Weg ins Lager von selbst. Wie das funktioniert und was sich sonst noch verändert hat, zeigt diese Kundenstory.

Die Ausgangslage: viel Handarbeit zwischen Shop und Lager

Macad’or verkauft international und arbeitet für den Versand mit externen Lagerpartnern zusammen, unter anderem mit einem Lager in Schaan und mit Parcel One. Jede Bestellung aus dem Online-Shop musste von Hand geprüft und einzeln an das richtige Lager übermittelt werden.

Das kostete Zeit und war fehleranfällig. Und je mehr Bestellungen dazukamen, desto mehr Arbeit fiel in der Administration an. Dazu kamen weitere Baustellen:

• Kundenbesuche und Vertriebsaktivitäten liessen sich nur mühsam planen.
• Über Arbeitszeiten, Ferien und Ressourcen fehlte die Übersicht.
• Die Abläufe waren nicht auf weiteres Wachstum in neuen Märkten ausgelegt.

Das Ziel: eine Plattform für Logistik, Vertrieb und Personal

Statt einzelne Lücken zu stopfen, wollte Macad’or alles miteinander verbinden: den Online-Shop, die Buchhaltung, den Vertrieb, die Lager und die Mitarbeitenden. Die wichtigsten Ziele:

• Bestellungen automatisch verarbeiten und ans richtige Lager weiterleiten
• manuelle Arbeitsschritte reduzieren
• Kunden, Leads und Besuche im Vertrieb an einem Ort verwalten
• Transparenz über Arbeitszeiten und Ressourcen schaffen
• eine Lösung, die mit neuen Märkten mitwächst

Die Lösung: So läuft eine Bestellung heute

1. Bestellung im Shop: Eine Kundin bestellt im WooCommerce-Shop.
2. Automatisch in Zoho Books: Die Bestellung wird ohne Zutun in Zoho Books übertragen.
3. Richtiges Lager: Das System erkennt, welches Lager zuständig ist, zum Beispiel Schaan oder Parcel One.
4. Versand: Das Lager erhält die Versanddaten und den Packzettel und schickt die Ware direkt an die Kundin.

Die bisherige Handarbeit dazwischen fällt weg. Zoho Books steuert dabei nicht nur Finanzen und Buchhaltung, sondern auch die Bestell- und Lagerverwaltung des internationalen Online-Shops, über mehrere Länder und Währungen hinweg.

Mehr als Logistik

Auf derselben Plattform kamen weitere Bausteine dazu:

• Zoho CRM für Kunden und Leads, inklusive Planung von Vertriebsbesuchen mit automatischen Kalendereinträgen
• Zoho People für die Mitarbeiterverwaltung mit Zeiterfassung per Check-in und Check-out sowie einer Übersicht über Arbeitszeiten und Ferien
• Zoho Desk für den Kundensupport
• Auswertungen zu Verkauf, Vertrieb und Arbeitszeiten

So sind wir vorgegangen

1. Analyse und Workshops: Gemeinsam mit Macad’or haben wir Anforderungen und Abläufe aufgenommen.
2. Konzept: Aus den Workshops entstand ein klares Konzept als Grundlage für die Umsetzung.
3. Erste Funktionen: Wir haben erste Funktionen und Module entwickelt.
4. Testen: Jede Funktion wurde Schritt für Schritt geprüft.
5. Go-live: Die Lösung ging schrittweise in Betrieb.
6. Schulung und Support: Zum Schluss gab es Schulungen für Administratoren und Anwender.

Das Ergebnis

• Die Bestellungen werden vollständig automatisch an die Lager weitergeleitet.
• Manuelle Arbeitsschritte sind deutlich weniger geworden.
• Der Versand über externe Lager läuft effizienter und funktioniert auch bei mehr Bestellungen und für über 23 Länder.
• Der Vertrieb plant Kundenbesuche besser, die Termine landen automatisch im Kalender.
• Arbeitszeiten und Ferien sind auf einen Blick sichtbar.
• Die Auswertungen liefern eine solide Grundlage für Entscheidungen.

Weil alles modular aufgebaut ist, lassen sich neue Märkte, weitere Lagerpartner oder zusätzliche Automatisierungen später einfach ergänzen.

Mehr zu unserer Arbeit mit Zoho lesen Sie auf unserer Seite Zoho Partner Schweiz. Wie wir Online-Shops mit Lager und Buchhaltung verbinden, zeigen wir unter Online verkaufen.